Te laat, is echt te laat!

De aanbestedingsdeadline is een fatale termijn. Zit je inschrijving dan niet in de digitale kluis, dan heb je niet ingeschreven en doe je niet mee. Maar wat nu als je wel alle stukken hebt geüpload in TenderNed, maar niet hebt ingediend? Kan je dan met succes zeggen dat je toch tijdig hebt ingeschreven? Voor die vraag zag de Rechtbank Den Haag zich gesteld in een recente uitspraak.

Wat speelde er precies?

Het RDW had een Europese aanbesteding georganiseerd voor een het selecteren van een dienstverlener die vanaf 2026 tolgelden van vrachtwagens gaat innen en aan het RDW gaat betalen. De aanbesteding verliep via TenderNed. Iedereen die tijdig een inschrijving zou hebben ingediend, zou mee kunnen dingen naar gunning van de opdracht. SkyToll – een geïnteresseerde onderneming – had al haar stukken tijdig geüpload in TenderNed, maar heeft deze stukken niet tijdig in de digitale kluis gestopt. Dit kwam doordat zij een niet meer bestaand telefoonnummer gebruikte om de benodigde code te krijgen voor het in de kluis stoppen. Toen ze dit eenmaal had aangepast, had SkyToll onvoldoende tijd nog om de stukken in de kluis te stoppen.

SkyToll verzoekt het RDW om haar inschrijving – welke aantoonbaar niet meer was gewijzigd sinds het moment van inschrijven – alsnog in behandeling te nemen. Het RDW weigert dit, waarop SkyToll naar de rechter stapt.

De rechter gaat echter niet mee in het verhaal van SkyToll. In tegenstelling tot een aantal uitspraken waar SkyToll zich op beroept, heeft het RDW in het onderhavige geval geen (delen van) de inschrijving ontvangen van SkyToll voor het moment van sluiten van de kluis. Dat haar inschrijving verder niet gewijzigd is, maakt dit evenmin anders, omdat niet aantoonbaar is welke documenten SkyToll had geüpload. TenderNed bewaart namelijk geen documenten die niet in de kluis zijn gestopt.

Daarnaast is het niet meenemen in de beoordeling niet onevenredig. Het was de verantwoordelijkheid van SkyToll om tijdig een inschrijving in te dienen. Door SkyToll alsnog de tijd te geven een inschrijving in te dienen, zou het RDW haar bevoordelen ten opzichte van de rest van de inschrijvers. Dit zou strijdig zijn met het aanbestedingsrecht. Kortom, de vorderingen van SkyToll worden afgewezen.

Deze uitspraak laat andermaal zien dat het echt de eigen verantwoordelijkheid is van de inschrijver om al zijn zaakjes – zoals het juiste telefoonnummer – op orde te hebben, zodat hij tijdig een inschrijving kan indienen. Te laat is echt te laat! Slechts bij hoge uitzondering is er een rechtvaardiging, die met zich brengt dat een te late inschrijving alsnog meegenomen mag worden in de beoordeling.