Helaas gebeurt het vaker dan ons lief is dat we een foutje maken bij het indienen van een inschrijving. Vaak kan zo’n foutje verstrekkende gevolgen hebben. Kijk maar naar mijn blog van vorige week. Maar vaak hebben aanbestedende diensten zich de mogelijkheid voorbehouden om herstel te bieden. Wanneer kan je dan als inschrijver afdwingen dat de aanbestedende dienst je daadwerkelijk in staat moet stellen je inschrijving te herstellen? Voor die vraag zag de Commissie van Aanbestedingsexperts zich geplaatst in een recent gepubliceerd advies van haar.
Wat speelde er precies?
Bij een niet-openbare aanbesteding moesten inschrijvers zowel bij tijdens de selectiefase als tijdens de gunningsfase een ondertekend inschrijvingsformulier indienen, waarmee zij zich akkoord verklaarden met alle voorwaarden en modaliteiten van de aanbesteding en de opdracht. De klagende onderneming had zo’n ondertekend formulier tijdens de selectiefase ingediend. Echter, tijdens de gunningsfase had zij het formulier ook ingediend, maar ditmaal niet ondertekend. De aanbestedende dienst besluit vervolgens om de inschrijving van de klagende onderneming als ongeldig terzijde te leggen.
De klagende onderneming is het daarmee niet eens en dient een klacht in bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klagende onderneming stelt namelijk dat de aanbestedende dienst verplicht was haar in de gelegenheid te stellen alsnog haar inschrijving te herstellen en een ondertekend exemplaar van het formulier in te dienen.
De Commissie gaat mee in het betoog van de klagende onderneming. Allereerst constateert de Commissie dat er niet expliciet de sanctie van ongeldigheid stond op het ontbreken van een ondertekend formulier. Vervolgens constateert de Commissie dat de aanbestedende dienst zich het recht had voorbehouden om herstel te bieden in het geval van een gebrek in de inschrijving. Dit leidt ertoe aldus de Commissie dat de aanbestedende dienst in ieder geval de mogelijkheid had om de klagende onderneming haar inschrijving te laten herstellen.
De volgende stap die de Commissie zet, is concluderen dat in dit specifieke geval de mogelijkheid tot het bieden van herstel een verplichting tot het bieden van herstel is. Dit komt doordat enerzijds in de selectiefase al een nagenoeg gelijkluidend document moest worden ingediend en dat ook daadwerkelijk is gedaan door de klagende onderneming. Daardoor leidt het bieden van herstel niet tot een wijziging van de inschrijving.
Anderzijds concludeert de Commissie dat de aanbestedende dienst naar de materiële inhoud van de inschrijving had moeten kijken om te bezien of er een gebrek was. Uit de samenhang van de gunningsfase en de selectiefase en het feit dat tijdens de selectiefase een nagenoeg gelijkluidend document was ingediend die dezelfde waarborgen en verplichtingen bevatte als het formulier dat tijdens de gunningsfase moest worden ingediend, concludeert de Commissie dat de klagende onderneming materieel gezien aan alle voorwaarden had voldaan.
Tot slot passeert de Commissie het verweer van de aanbestedende dienst dat de klagende onderneming door te vergeten een ondertekend inschrijvingsformulier in te dienen een voorwaardelijke inschrijving zou hebben gedaan en dat de aanbestedende dienst geen andere keuze had dan de inschrijving als ongeldig terzijde te leggen. De Commissie is van mening dat de klagende onderneming door het ondertekenen van hetzelfde formulier tijdens de selectiefase zich onvoorwaardelijk heeft gecommiteerd aan haar inschrijving en dat er daardoor geen sprake kan zijn van een voorwaardelijke inschrijving.
Nu de argumenten van de aanbestedende dienst geen stand kunnen houden, meent de Commissie dat de aanbestedende dienst in dit geval verplicht is de mogelijkheid tot herstel te bieden.
Het mooie van dit advies is dat het laat zien dat aanbestedende diensten zich niet mogen of kunnen verschuilen achter overdreven formalisme. Zij moeten materieel gaan kijken of de inhoud van de inschrijving – eventueel aangevuld met documenten uit de voorafgaande selectiefase – voldoet aan de gestelde eisen. Als het antwoord op een dergelijke vraag ja is, dan is een aanbestedende dienst verplicht om een inschrijver zijn inschrijving te laten herstellen.
Geef een reactie